Аутсорсинг: бухгалтерское обслуживание

Бухгалтерское обслуживание. Сегодня распространение среди предпринимателей, компаний малого и среднего бизнеса получили услуги аутсорсинга – передачи части работ, бизнес-процессов сторонним организациям. Это помогает снизить издержки, позволяет сэкономить временные и финансовые ресурсы и сконцентрировать их в деятельности, непосредственно приносящей прибыль.

Не все отделы компании (сотрудники предпринимателя) приносят прибыль, но при этом они необходимы для организации бизнеса и требуют финансовых затрат на содержание (аренду и оснащение рабочих мест, оплату труда сотрудников).

К примеру, отделы администрирования сети, охраны, маркетинга, бухгалтерии, а также сотрудники, выполняющие эпизодически возникающую работу, – переводчики, юристы и т.д. Их функции можно передать на обслуживание или аутсорсинг сторонним организациям.

Современный экономический словарь определяет термин “аутсорсинг” как передачу традиционных неключевых функций организации внешним исполнителям – субподрядчикам, высококвалифицированным специалистам сторонней фирмы.

Передача ответственности

Важной особенностью деятельности всех добросовестных аутсорсинговых компаний является несение ответственности за переданный им участок работы на период действия договора.

То есть если в течение года сторонняя организация ведет учет предпринимателя, то и по истечении срока сотрудничества данная организация будет нести ответственность за те документы и действия, которые были сделаны в период действия договора.

Перед тем, как заключить договор со специализированной компанией стоит обратить внимание на наличие у нее сертификата страхования (а также сумму страхования и размер франшизы, то есть объем несения ответственности за свои действия в отношении заказчика).

В случае возникновения противоречий между заказчиком и исполнителем, порядок и размер возмещения ущерба исполнителем и страховой компанией определяются в судебном порядке исходя из размеров суммы страхования.

Взаимодействие с бухгалтерской организацией

Объем передаваемых услуг прописывается в гражданско-правовом договоре между предпринимателем и аутсорсером, который заключается на срок от нескольких месяцев до нескольких лет. При этом нанятые специалисты – аутсорсеры остаются юридически независимыми.

После заключения договора предприниматель передает компании-исполнителю все бухгалтерские услуги (или их копии по почте, в электронном виде): счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, кассовые чеки, банковские выписки, договоры купли-продажи, поставок и услуг, первичные документы по кассе, первичные документы для формирования авансовых отчетов, трудовые приказы и договоры, первичные документы по приобретенным основным средствам и материалам, также смотрите цены на бухгалтерские услуги.

Для передачи организации-аутсорсеру документов следует сгруппировать их по видам (банковские, кассовые, товарные накладные, счета) и расположить хронологически в порядке убывания.

Все данные, содержащиеся в первичных документах предпринимателя, являются коммерческой тайной и разглашению не подлежат. Обратите внимание на этот пункт в договоре.

По окончании отчетных периодов необходимые документы подписываются предпринимателем и сдаются в установленном законодательством порядке в налоговые органы и внебюджетные фонды.

После сдачи отчетности, обычно в апреле – мае, составляется общий реестр всех документов, переданных заказчиком за год, который отдается ему обратно вместе с их описью, более подробнее смотрите на сайте https://www.iq-consult.by.